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1、对于不同文件的存放钢制文件柜样式也要不一。除了少数保存私密文件的柜类之外，尽可能在保存文件时使用带玻璃门的文件柜，文件柜上面都是可以贴个小字条来做标识的，做好标识后再找文件就可以一目了然了。

2、专人负责管理。一般情况下，只要公司的一个人来管理文件柜就行，因为文件的放置和归档也是只有他最清楚，你想啊，如果几个人同时管理的话，文件存取然后再放置的习惯和规则不一样，自然就会乱套的，所以说公司的制度或者习惯也很重要，再有就是，新文件和用过的文件要及时的整理。

3、所有文件分为三大类，每个大类下面在分为很多的小类，每类可以占用多个文件柜，但是每个文件柜不可放入不同大类的文件。每个小类可以占用多个文件夹，但是每个文件夹放入不同小类的文件。第一个大类是公司管理相关类的文件。第二大类是与客户有关的文件。第三大类是一些图书杂志。这样分类下来管理会好的很多的。